Leistung · Corporate Services
Dokumenten- & Aktenmanagement
Gespeichert heißt nicht auffindbar. Abgelegt heißt nicht revisionssicher.
Dokumente und Unterlagen so organisieren, dass sie auffindbar sind, für die nötigen Fristen aufbewahrt und revisionssicher archiviert werden. Ergebnis sind eine dokumentierte Ablagestruktur, digitalisierte Unterlagen und ein Aufbewahrungsplan.
Üblich
Was du oft bekommst
Ein Laufwerk mit Ordnern, die jede Abteilung anders benennt, und eine Datei namens „final-final“. Papierakten im Keller, deren Aufbewahrungsfrist niemand kennt. Oder ein teuer eingeführtes System, neben dem alle weiter per E-Mail ablegen.
IntoOps
Was du von uns bekommst
Die Struktur kommt vor dem Scanner. Erst wenn die Ablage geregelt ist, digitalisieren wir und archivieren nach den Fristen, die für dich gelten.
Braucht es ein System, richten es unsere Fachleute für ERP & Unternehmenssoftware ein, angebunden an deine übrigen Programme.
Leistungsbausteine
5 Bausteine. Jeder einzeln beauftragbar.
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Ordnerstrukturen, Benennungsregeln und Zugriffsrechte.
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Papierakten scannen und indexieren.
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Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Archivierung nach GoBD.
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Das Dokumentenmanagementsystem betreiben und pflegen.
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Register, Unterlagen und Stammdaten des Unternehmens pflegen.
Was am Ende vorliegt. Ergebnisse, die du prüfen kannst.
- Ein Ablageplan, der festlegt, wo jedes Dokument hingehört und wer es sehen darf.
- Digitalisierte Altakten, verschlagwortet und per Suche auffindbar.
- Ein Aufbewahrungsplan mit Fristen je Dokumentart und einem Löschkonzept.
- Eine Verfahrensdokumentation für Scan und Archivierung nach GoBD.
- Ein eingerichtetes Dokumentenmanagementsystem mit Rollen, Freigabewegen und Schulung.
Wann du das brauchst. Und woran du es merkst.
- Für eine Betriebsprüfung suchst du Unterlagen in Postfächern, Laufwerken und im Keller.
- Verträge existieren in mehreren Fassungen, und niemand weiß, welche unterschrieben ist.
- Papierakten belegen Räume, die du anders nutzen willst.
- Du führst ein Dokumentenmanagementsystem ein und willst nicht das alte Chaos digitalisieren.
- Neue Leute brauchen Tage, um sich in der Ablage zurechtzufinden.
Selten allein. Nie im Paket.
Dokumenten- & Aktenmanagement wirkt oft mit diesen Leistungen zusammen. Wir sagen dir ehrlich, wann eine Kombination sinnvoll ist und wann nicht.
Taucht auf in diesen Vorhaben.
Du brauchst kein ganzes Vorhaben, um Dokumenten- & Aktenmanagement zu beauftragen. Die Beispiele zeigen, wo die Leistung oft gebraucht wird.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Dürfen wir Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Oft ja, aber nicht immer. Ersetzendes Scannen braucht eine Verfahrensdokumentation, und manche Unterlagen müssen im Original bleiben.
Welche das bei dir sind, stimmen wir mit deiner Steuerberatungskanzlei ab.
Kommen wir ohne Dokumentenmanagementsystem aus?
In vielen Fällen ja. Die Ablage, die du hast, reicht häufig, wenn klare Regeln gelten. Ein System lohnt sich, wenn viele Menschen an denselben Unterlagen arbeiten oder Freigaben nachvollziehbar sein müssen.
Betreut ihr das System danach weiter?
Auf Wunsch, ja. Die DMS-Administration ist ein eigener Baustein: Rechte, Strukturen und Pflege, abgestimmt mit deiner IT. Genauso gut schulen wir dein Team und übergeben.
Gehört die Vertragsablage dazu?
Teilweise. Verträge legen wir nach denselben Regeln ab. Fristen, Verlängerungen und Pflichten daraus verfolgt die Vertragsverwaltung.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.