Vorhaben · Problem
Neue Vorschriften umsetzen
Rechtlich geklärt heißt noch nicht umgesetzt. Dazwischen liegt die Arbeit.
Anforderungen wie E-Rechnung, NIS2, KI-Verordnung, Lieferkettensorgfalt, Barrierefreiheit oder Entgelttransparenz in Prozesse und Systeme übersetzen.
Die Lage
„Für uns gilt eine neue Vorschrift, und wir wissen nicht, wo wir anfangen sollen.“
Ein Rundschreiben vom Verband, ein Hinweis der Steuerberatungskanzlei, eine Frage im Kundenaudit: Plötzlich steht eine neue Pflicht im Raum. Was genau sie verlangt, bleibt auf den ersten Blick unklar.
Klar ist nur, dass sie mehrere Abteilungen betrifft, die IT, die Buchhaltung, vielleicht den Einkauf. Zuständig fühlt sich niemand, und die Frist rückt näher. Derweil verkaufen die ersten Anbieter schon die passende Software, bevor jemand weiß, was gebraucht wird.
Woran es oft scheitert.
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Warten, bis es ernst wird
Viele Pflichten kommen mit langer Übergangszeit. Wer sie verstreichen lässt, setzt am Ende unter Zeitdruck um und bezahlt jeden Eilauftrag.
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Eine Abteilung allein zuständig
E-Rechnung klingt nach Buchhaltung, NIS2 nach IT. Betroffen sind meist mehrere Bereiche, und die Lücken entstehen an den Übergängen.
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Gemacht, aber nicht belegt
Prüfungen fragen nicht nur nach Maßnahmen, sondern nach Belegen. Wer nichts dokumentiert, macht die Arbeit ein zweites Mal.
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Jede Pflicht ein eigenes Projekt
NIS2, KI-Verordnung und Datenschutz verlangen ähnliche Grundlagen: Risiken, Zuständigkeiten, Dokumentation. Wer jede Pflicht einzeln angeht, baut dieselben Strukturen mehrfach.
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Aus Vorsicht alles umsetzen
Wer unsicher ist, setzt jede Empfehlung um, die irgendwo steht. Das kostet Zeit und Geld, und die eigentlichen Pflichten gehen in der Menge unter.
Welche Disziplinen hier zusammenspielen.
5 von 13 Disziplinen, ein Team, eine Ansprechperson. Jede Leistung hat eine klare Rolle, und du entscheidest, welche wir übernehmen.
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D04 Unternehmensberatung
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Baut Zuständigkeiten, Kontrollen und Dokumentation auf und koordiniert die rechtliche Bewertung durch eine Anwaltskanzlei.
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Erhebt Emissionen und Nachhaltigkeitsdaten für den Bericht und bereitet ihn für die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vor.
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D09 IT & Digital
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Setzt die Sicherheitsanforderungen aus NIS2 um und bereitet eine Zertifizierung durch akkreditierte Stellen vor.
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Erfasst eingesetzte KI-Systeme, bereitet ihre Risikoeinstufung vor und dokumentiert sie nach der KI-Verordnung.
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Macht Website und Shop barrierefrei, nach den technischen Kriterien der WCAG.
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D11 Finanzen & Rechnungswesen
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Stellt Rechnungseingang und -ausgang auf E-Rechnung um, samt Software und Ablauf.
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D06 Einkauf & Supply Chain
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Richtet Risikoanalyse und Lieferantenbewertung für die Sorgfaltspflichten in der Lieferkette ein.
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D08 HR & Recruiting
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Analysiert Gehaltsstrukturen und bereitet die Auskunfts- und Berichtspflichten zur Entgelttransparenz vor.
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Du entscheidest den Umfang.
Am Anfang steht meist eine Bestandsaufnahme: Was gibt es schon, und was fehlt? Danach kannst du eine einzelne Pflicht abgeben, etwa die E-Rechnung, oder alle zusammen.
Anwaltskanzleien und Zertifizierungsstellen binden wir gleich zu Beginn ein, damit Bewertung und Umsetzung zusammenpassen.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Darf unsere bisherige Anwaltskanzlei dabeibleiben?
Ja, gern. Rechtsberatung und Zertifizierung übernehmen zugelassene Kanzleien und Stellen, die wir in deinem Namen beauftragen. Hast du schon eine Anwaltskanzlei, arbeiten wir mit ihr zusammen.
Wir übersetzen ihre Bewertung in Abläufe und Systeme und sorgen dafür, dass am Ende Nachweise vorliegen.
Bringt die Umsetzung mehr als erfüllte Pflichten?
Oft ja. Eine E-Rechnung, die ohne Abtippen durchläuft, spart jeden Monat Arbeit. Und wer Sicherheit und Lieferanten im Griff hat, besteht Kundenaudits leichter.
Deshalb setzen wir Pflichten so um, dass sie auch im Alltag helfen.
Muss am Ende ein Zertifikat stehen?
Nicht unbedingt. Viele Vorschriften verlangen Maßnahmen und Nachweise, kein Zertifikat. Manche Kundenverträge fordern trotzdem eines, etwa nach ISO 27001.
Dann bereiten wir die Zertifizierung vor, die eine akkreditierte Stelle durchführt. Den Weg dorthin planen wir so, dass er auch die gesetzlichen Pflichten abdeckt.
Schaffen wir die Frist noch?
Nicht immer. Entscheidend ist, wie viel schon da ist und wie schnell Entscheidungen fallen. Wir planen rückwärts von der Frist und sagen dir früh und ehrlich, wenn die Zeit knapp wird.
Wie viel Spielraum du hast, gehört zu den ersten Fragen im kostenlosen Vorhaben-Check.
Ist das Thema nach der ersten Prüfung erledigt?
Selten. Vorschriften werden nachgeschärft, Systeme und Lieferanten wechseln, und jede Änderung kann eine neue Lücke öffnen.
Wir halten Dokumentation, Kontrollen und Nachweise aktuell oder übergeben sie geordnet an dein Team.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.