Vorhaben · Problem
Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren
Ein schlechter Ablauf wird digital nicht besser. Nur schneller.
Papier, Tabellen und Handarbeit durch verbundene Systeme und Automatisierung ersetzen, beginnend bei den Prozessen, die am meisten zählen.
Die Lage
„Bei uns läuft noch zu viel von Hand.“
Software gibt es genug. Trotzdem sieht der Alltag oft so aus:
- Aufträge kommen per E-Mail und werden ins System abgetippt.
- Rechnungen wandern ausgedruckt von Schreibtisch zu Schreibtisch, bis jemand unterschreibt.
- Die wichtigste Datei im Haus ist eine Tabelle, die nur eine Person versteht.
Die Systeme reden nicht miteinander, also pflegt dein Team dieselben Daten doppelt. Alle wissen, dass es so nicht bleiben kann. Nur lässt das Tagesgeschäft keine Zeit, es zu ändern.
Woran es oft scheitert.
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Gekauft nach der besten Demo
Die Software wird nach der besten Vorführung gewählt, nicht nach den eigenen Abläufen. Danach passt sich das Unternehmen dem System an statt umgekehrt.
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Jede Abteilung digitalisiert für sich
Vertrieb, Buchhaltung und Lager wählen je ein eigenes Werkzeug. Am Ende fehlen die Schnittstellen, und wieder tippt jemand ab.
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Den Umweg automatisieren
Manche Schritte gehören gestrichen, nicht automatisiert. Wer jeden Umweg in Software gießt, zementiert ihn.
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Das Team erfährt es zuletzt
Wer die Menschen erst zur Schulung einbindet, erntet Widerstand. Dann arbeiten alle weiter wie bisher, nur mit einem System mehr.
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Automatisiert und vergessen
Eine Automatisierung läuft still, bis sich ein Formular oder eine Schnittstelle ändert. Ohne Überwachung fällt der Fehler erst auf, wenn Rechnungen oder Aufträge fehlen.
Welche Disziplinen hier zusammenspielen.
4 von 13 Disziplinen, ein Team, eine Ansprechperson. Jede Leistung hat eine klare Rolle, und du entscheidest, welche wir übernehmen.
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D04 Unternehmensberatung
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Erfasst die Abläufe, wie sie wirklich laufen, und streicht unnötige Schritte vor jeder Automatisierung.
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Bindet das Team früh ein, damit die neuen Abläufe genutzt werden und nicht nur dokumentiert.
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D09 IT & Digital
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Legt fest, welche Systeme bleiben, welche gehen und in welcher Reihenfolge digitalisiert wird.
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Automatisiert wiederkehrende Schritte wie Datenübertragung, Erinnerungen und Statusmeldungen und überwacht sie im Betrieb.
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Ersetzt verstreute Tabellen durch ein zentrales System für Aufträge, Bestände und Rechnungen.
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Verbindet die Systeme, damit Daten einmal erfasst werden und ohne Abtippen weiterfließen.
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Liest Rechnungen, Formulare und E-Mails automatisch aus, wo feste Regeln nicht mehr reichen.
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D11 Finanzen & Rechnungswesen
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Bringt Rechnungseingang, Freigaben und Monatsabschluss vom Papier ins System, einschließlich E-Rechnung.
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D12 Corporate Services
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Ordnet Ablage und Archiv, digitalisiert Papierakten und regelt Aufbewahrungsfristen nach GoBD.
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Du entscheidest den Umfang.
Am Anfang kann ein einzelner Ablauf stehen, etwa der Rechnungseingang vom Briefkasten bis zur Buchung. Größer wird es mit einer Bestandsaufnahme aller Systeme oder der Einführung eines neuen ERP.
Jeder dieser Teile ist einzeln beauftragbar. Und was dein Team selbst kann, bleibt bei deinem Team.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Ist dafür neue Software nötig?
Seltener, als Softwareanbieter hoffen. In vorhandenen Systemen steckt oft mehr, als genutzt wird: Schnittstellen, Workflows, Freigaben.
Neue Software braucht es erst, wenn die alte die Abläufe nicht mehr trägt. Das prüfen wir, bevor jemand eine Lizenz unterschreibt.
Lohnt es sich, mit dem größten Ablauf zu beginnen?
Selten. Besser ist ein Ablauf, der oft läuft, festen Regeln folgt und heute viel Handarbeit kostet. Dort zeigt sich der Nutzen am ehesten, und das Team sieht, dass es funktioniert.
Große, verzweigte Abläufe folgen danach, mit den Erfahrungen aus dem ersten.
Nehmt ihr unsere Altdaten mit ins neue System?
Ja, aber nicht ungeprüft. Vor der Übernahme bereinigen wir Dubletten, veraltete Einträge und Felder, die niemand mehr nutzt. Sonst zieht das alte Chaos einfach mit um.
Braucht Automatisierung heute immer KI?
Nein. Viele Handgriffe folgen festen Regeln und lassen sich ohne KI automatisieren, oft günstiger und leichter zu prüfen.
KI lohnt sich dort, wo Regeln nicht reichen, etwa bei frei formulierten E-Mails. Mehr dazu unter KI einführen.
Kostet Automatisierung manchmal mehr, als sie spart?
Ja, das kommt vor. Deshalb rechnen wir vorher: Wie oft läuft der Schritt, wie lange dauert er, was kostet ein Fehler?
Lohnt es sich nicht, bleibt der Schritt, wie er ist. Und du erfährst es vor dem Auftrag, nicht danach.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.