Leistung · Corporate Services
Backoffice-Services
Routine kann man abgeben. Sobald sie aufgeschrieben ist.
Vereinbarte Verwaltungsprozesse im Auftrag des Kundenunternehmens dokumentiert und mit definierten Reaktionszeiten erledigen. Ergebnis sind erledigte Vorgänge, saubere Daten und ein transparentes Aufgabenprotokoll.
Üblich
Was du oft bekommst
Formulare, Datenpflege und Rückfragen von Dienstleistern erledigt, wer gerade Zeit hat, oft die Geschäftsführung selbst. Regeln stehen nirgends, also macht es jede Person anders. Und die Zeit fehlt dort, wo eigentlich verkauft, entwickelt oder geführt werden sollte.
IntoOps
Was du von uns bekommst
Jeder Vorgang läuft nach festen Regeln und vereinbarten Reaktionszeiten, nachvollziehbar im Protokoll. Vertretung und Einarbeitung organisieren wir selbst, nicht du.
Rechnungen gehen direkt an die Buchhaltung, Personalunterlagen an die Personaladministration. Nichts wird doppelt bearbeitet.
Leistungsbausteine
5 Bausteine. Jeder einzeln beauftragbar.
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Wiederkehrende Verwaltungsvorgänge nach vereinbarten Regeln bearbeiten.
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Ein- und ausgehende Post, Funktionspostfächer und Standardschreiben.
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Verwaltungsabläufe vor der Übernahme dokumentieren und verbessern.
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Geschäftsdaten in den Systemen des Kundenunternehmens erfassen und pflegen.
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Beauftragung, Terminierung und Klärung von Problemen mit Verwaltungsdienstleistern.
Was am Ende vorliegt. Ergebnisse, die du prüfen kannst.
- Eine Ablaufbeschreibung je Vorgang mit Regeln, Fristen und Ansprechpersonen, erstellt vor der Übernahme.
- Ein Protokoll, das jeden Vorgang mit Eingang, Bearbeitung und Abschluss festhält.
- Gepflegte Stammdaten in deinen Systemen, mit dokumentierten Prüfungen.
- Ein Monatsbericht mit Mengen, Bearbeitungszeiten und Vorschlägen, was sich vereinfachen lässt.
- Eine Übersicht deiner Verwaltungsdienstleister mit Verträgen, Leistungen und Ansprechpersonen.
Wann du das brauchst. Und woran du es merkst.
- Dein Vertrieb oder deine Geschäftsführung verbringt Stunden mit Formularen und Post.
- Du suchst seit Monaten Verstärkung für die Verwaltung, und bis dahin bleibt alles liegen.
- Eine Person kennt alle Abläufe, und ihr Urlaub ist jedes Mal ein Risiko.
- Saisonale Spitzen überrollen dein Team, und dazwischen reicht die Arbeit nicht für eine Stelle.
- Verwaltungsdienstleister liefern unzuverlässig, und niemand hat Zeit, nachzuhaken.
Selten allein. Nie im Paket.
Backoffice-Services wirkt oft mit diesen Leistungen zusammen. Wir sagen dir ehrlich, wann eine Kombination sinnvoll ist und wann nicht.
Taucht auf in diesen Vorhaben.
Du brauchst kein ganzes Vorhaben, um Backoffice-Services zu beauftragen. Die Beispiele zeigen, wo die Leistung oft gebraucht wird.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Bleiben unsere Daten bei uns?
Ja. Wir arbeiten in deinen Systemen, mit Zugängen, die du vergibst und jederzeit entziehen kannst. Was wir tun, steht im Protokoll.
Lässt sich mit wenigen Vorgängen anfangen?
Ja. Oft beginnen wir mit einem einzelnen Bereich, etwa der Post oder der Stammdatenpflege. Läuft das, kommen weitere Vorgänge dazu, oder es bleibt dabei.
Entscheidet ihr auch Sonderfälle?
Nein. Was nicht in die vereinbarten Regeln passt, landet mit einem Vorschlag bei dir. Wiederholt sich ein Sonderfall, machen wir mit dir eine Regel daraus.
Gebt ihr Probleme mit Dienstleistern an uns zurück?
Nur, wenn du entscheiden musst. Lieferungen, Termine und Reklamationen klären wir direkt mit den Dienstleistern. Geht es um Vertrag, Geld oder einen Wechsel, legen wir dir die Optionen vor.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.