Leistung · HR & Recruiting
Personaladministration
Abrechnungsfehler entstehen selten in der Abrechnung. Meist in der Personalakte.
Wiederkehrende Personaladministration in vereinbarten Prozessen und Systemen übernehmen. Ergebnis sind vollständige Personalunterlagen und fristgerechte HR-Dokumente; Rechtsberatung leisten Anwaltskanzleien, Lohnabrechnung und Meldungen qualifizierte Lohnfachkräfte oder Steuerberatungskanzleien.
Üblich
Was du oft bekommst
Die Personalakte ist ein Ordner, der halb im Schrank und halb im Postfach liegt. Änderungen erreichen das Lohnbüro per Zuruf, kurz vor dem Stichtag. Arbeitszeugnisse schreibt, wer gerade Zeit hat, Wochen nach dem Austritt.
IntoOps
Was du von uns bekommst
Vom Eintritt bis zum Zeugnis hat jeder Vorgang einen festen Ablauf, mit Fristen und klaren Zuständigkeiten. Wer über unser Recruiting kommt, ist schon vollständig erfasst.
Abrechnungsdaten prüfen wir, bevor sie an die Abrechnung gehen. Und die Buchhaltung bekommt Lohnzahlen, die zu ihren Konten passen.
Leistungsbausteine
5 Bausteine. Was eine Zulassung braucht, koordinieren wir.
Bausteine mit Hinweis erfordern eine Zulassung und gehören deshalb immer zu einem größeren Auftrag. Zugelassene Partner führen sie aus, wir beauftragen sie in deinem Namen und koordinieren.
-
Vollständige Personalakten und Stammdaten pflegen.
-
Verträge und Schreiben aus freigegebenen Vorlagen erstellen; rechtliche Gestaltung durch Anwaltskanzleien.
Hinweis: Rechtsberatung sowie Gestaltung und Prüfung von Verträgen übernehmen Anwaltskanzleien. Wir beauftragen sie in deinem Namen und koordinieren.
-
Abrechnungsdaten sammeln und prüfen; Abrechnung und Meldungen durch qualifizierte Lohnfachkräfte oder Steuerberatungskanzleien.
Hinweis: Steuerliche Arbeiten wie Buchführung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen übernehmen Steuerberatungskanzleien oder dafür qualifizierte Fachleute. Wir beauftragen sie in deinem Namen und koordinieren.
-
Arbeitszeiten, Urlaub und Krankmeldungen erfassen.
-
Austrittsprozess, Unterlagen und Arbeitszeugnisse.
Was am Ende vorliegt. Ergebnisse, die du prüfen kannst.
- Aktuelle Personalakten mit einer Übersicht, was wo liegt und wer Zugriff hat.
- Geprüfte Abrechnungsdaten zu jedem Stichtag: Eintritte, Änderungen, Zeiten und Abwesenheiten.
- Ausgefertigte Arbeitsverträge und Bescheinigungen auf Basis anwaltlich geprüfter Vorlagen.
- Ein Fristenkalender für Probezeiten, Befristungen und Wiedervorlagen, mit Zuständigkeit.
- Eine Austrittscheckliste für Rückgaben und gesperrte Zugänge, mit Zeugnis zum vereinbarten Termin.
Wann du das brauchst. Und woran du es merkst.
- Deine neue Niederlassung stellt die ersten Leute ein, aber vor Ort gibt es keine Personalverwaltung.
- Lohnkorrekturen sind die Regel, weil Änderungen zu spät oder unvollständig ankommen.
- Eine Prüfung der Sozialversicherung steht an, und die Personalunterlagen liegen verstreut.
- Arbeitszeugnisse und Bescheinigungen warten wochenlang, weil sich niemand zuständig fühlt.
- Dein Team wächst, und die Verwaltung frisst die Zeit, die für Recruiting und Führung fehlt.
Selten allein. Nie im Paket.
Personaladministration wirkt oft mit diesen Leistungen zusammen. Wir sagen dir ehrlich, wann eine Kombination sinnvoll ist und wann nicht.
Taucht auf in diesen Vorhaben.
Du brauchst kein ganzes Vorhaben, um Personaladministration zu beauftragen. Die Beispiele zeigen, wo die Leistung oft gebraucht wird.
- Initiative Wir brauchen eine eigene Gesellschaft vor Ort.
- Initiative Wir brauchen schnell die richtigen Leute.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Erstellt ihr auch die Lohnabrechnung?
Nicht selbst. Wir sammeln und prüfen die Daten, die Abrechnung und die Meldungen erstellen Steuerberatungskanzleien oder qualifizierte Lohnfachleute.
Arbeitet schon jemand für dich, bleibt das so. Sonst beauftragen wir in deinem Namen passende Fachleute und koordinieren sie.
Setzt ihr auch Arbeitsverträge auf?
Ja, aus Vorlagen. Die Vorlagen gestaltet oder prüft eine Anwaltskanzlei, die wir in deinem Namen beauftragen.
Wir füllen sie aus, holen Freigaben ein und legen die unterschriebene Fassung ab. Weicht ein Fall von der Vorlage ab, geht er zurück an die Kanzlei.
Können sich unsere Mitarbeitenden direkt an euch wenden?
Ja. Fragen zu Urlaub, Bescheinigungen oder Änderungen beantworten wir nach Regeln, die wir mit dir vereinbaren. Konfliktgespräche und Personalentscheidungen bleiben bei dir.
Viele Anträge laufen später über einen Self-Service, den wir im Rahmen der HR-Digitalisierung einrichten.
Gibt es die Arbeitszeugnisse auch einzeln?
Ja, auch ohne die übrige Verwaltung. Wir entwerfen die Zeugnisse nach deinen Angaben, die Führungskraft gibt frei, und das Zeugnis liegt zum vereinbarten Termin vor.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.