Leistung · Corporate Services
Assistenz der Geschäftsführung
Nicht alles auf dem Tisch der Geschäftsführung braucht die Geschäftsführung.
Führungskräfte bei der Organisation ihrer Arbeit unterstützen, remote oder vor Ort, im Rahmen vereinbarter Aufgaben und Vertraulichkeitsregeln. Ergebnis sind organisierte Kalender, vorbereitete Sitzungen und bearbeitete Korrespondenz.
Üblich
Was du oft bekommst
Eine Assistenzstelle, die monatelang unbesetzt bleibt, oder eine virtuelle Assistenz, die Termine bucht und sonst nichts weiß. Sitzungen bereitet die Geschäftsführung abends selbst vor. Und das Protokoll schreibt, wer im Meeting am wenigsten gesagt hat.
IntoOps
Was du von uns bekommst
Eine Assistenz aus unserem Team, die deine Prioritäten, Gremien und Gepflogenheiten kennt. Aufgaben, Zugriffe und Vertretung vereinbaren wir vorher schriftlich.
Fehlt statt Organisation eine ganze Führungsrolle, übernimmt das unser Interim-Management.
Leistungsbausteine
4 Bausteine. Jeder einzeln beauftragbar.
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Kalender, Postfächer und Korrespondenz führen.
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Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle und Nachverfolgung.
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Reisen buchen und interne Termine und Veranstaltungen organisieren.
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Recherchen, Präsentationen und Koordination für Aufgaben der Geschäftsführung.
Was am Ende vorliegt. Ergebnisse, die du prüfen kannst.
- Ein geführter Kalender mit Regeln für Prioritäten, Puffer und Termine, die abgelehnt werden.
- Ein sortiertes Postfach mit Regeln, was beantwortet, weitergeleitet oder vorgelegt wird.
- Sitzungsunterlagen, die rechtzeitig vorliegen, und Protokolle mit Aufgaben, Zuständigen und Terminen.
- Gebuchte Reisen nach deinen Vorgaben, mit allen Unterlagen an einem Ort.
- Entscheidungsvorlagen mit Recherche, Zahlen und Optionen, aufbereitet für dein nächstes Gespräch.
Wann du das brauchst. Und woran du es merkst.
- Du verbringst jeden Abend Zeit mit E-Mails, Terminen und Reisebuchungen.
- Beirat oder Aufsichtsrat wollen Unterlagen, und die Vorbereitung bleibt jedes Mal an dir hängen.
- Eine Assistenzstelle ist schwer zu besetzen oder lohnt sich als volle Stelle noch nicht.
- Deine Assistenz fällt länger aus, und die Organisation bricht ein.
- Ein Sonderprojekt braucht Recherche und Koordination, aber im Team hat niemand Luft.
Selten allein. Nie im Paket.
Assistenz der Geschäftsführung wirkt oft mit diesen Leistungen zusammen. Wir sagen dir ehrlich, wann eine Kombination sinnvoll ist und wann nicht.
Taucht auf in diesen Vorhaben.
Du brauchst kein ganzes Vorhaben, um Assistenz der Geschäftsführung zu beauftragen. Die Beispiele zeigen, wo die Leistung oft gebraucht wird.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Arbeitet die Assistenz bei uns im Büro?
Teilweise. Vieles läuft remote: Kalender, Postfach, Reisen. Für Gremiensitzungen oder feste Bürotage kommt die Assistenz zu dir.
Geht es eher um Empfang und Büroalltag, passt Office Management besser.
Ist die Vertraulichkeit geregelt?
Ja, schriftlich und vor dem Start. Wir vereinbaren, wer welche Informationen sieht und wo Unterlagen liegen. Was die Assistenz sieht, bleibt bei ihr, auch innerhalb deines Unternehmens.
Können mehrere Führungskräfte die Assistenz teilen?
Ja. Dann legen wir fest, wer Aufgaben vergibt und was Vorrang hat. Sonst gewinnt, wer zuletzt gefragt hat.
Geht das auch mit wenigen Stunden pro Woche?
Ja. Ein guter Einstieg sind Kalender und Postfach. Sitzungen, Reisen und Sonderaufgaben kommen dazu, wenn es passt, oder eben nicht.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.