Leistung · Corporate Services
Office Management
Büroorganisation ist kein Nebenjob. Auch wenn sie oft einer ist.
Die Organisation des täglichen Bürobetriebs nach vereinbarten Standards übernehmen. Ergebnis ist ein funktionierendes Büro mit festgelegten Routinen und Zuständigkeiten.
Üblich
Was du oft bekommst
Das Büro organisiert, wer am nächsten an der Kaffeemaschine sitzt. Bestellt wird, wenn etwas fehlt, und Gäste warten, bis jemand die Klingel hört. Kündigt die zuständige Person, weiß niemand, wo die Schlüssel liegen.
IntoOps
Was du von uns bekommst
Feste Routinen statt Zuruf: wer bestellt, wer empfängt, wer sich um Post und Räume kümmert. Die Standards vereinbaren wir mit dir und halten sie schriftlich fest.
Geht es um Flächen und Arbeitsplätze, übernehmen unsere Fachleute für Workplace Management.
Leistungsbausteine
4 Bausteine. Jeder einzeln beauftragbar.
-
Büroregeln, Raumnutzung und tägliche Abläufe.
-
Empfang, Besucheranmeldung und Telefonzentrale.
-
Büromaterial und Kleingeräte bestellen und verwalten.
-
Post verteilen und Kuriersendungen organisieren.
Was am Ende vorliegt. Ergebnisse, die du prüfen kannst.
- Ein Bürohandbuch mit Routinen, Zuständigkeiten und Ansprechpersonen für jede wiederkehrende Aufgabe.
- Ein Ablauf für Gäste, Anrufe und Lieferungen, der auch bei Abwesenheit funktioniert.
- Ein Bestellprozess für Material und Kleingeräte mit Mindestbeständen und Budget.
- Feste Absprachen mit Reinigung, Kurierdiensten und anderen Dienstleistern im Haus.
Wann du das brauchst. Und woran du es merkst.
- Die Büroorganisation hängt an einer Person, die eigentlich etwas anderes tun soll.
- Ein neuer Standort öffnet bald, und Empfang und Abläufe sollen vom ersten Tag an stehen.
- Material fehlt regelmäßig, und Bestellungen laufen über private Kreditkarten.
- Dein Team ist gewachsen, aber das Büro läuft noch wie in der Gründungszeit.
- Hybrides Arbeiten hat das Büro verändert, aber die Abläufe sind dieselben geblieben.
Selten allein. Nie im Paket.
Office Management wirkt oft mit diesen Leistungen zusammen. Wir sagen dir ehrlich, wann eine Kombination sinnvoll ist und wann nicht.
Taucht auf in diesen Vorhaben.
Du brauchst kein ganzes Vorhaben, um Office Management zu beauftragen. Die Beispiele zeigen, wo die Leistung oft gebraucht wird.
- Initiative Wir brauchen einen neuen Standort.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Sitzt dann jemand von euch bei uns am Empfang?
Ja, wenn der Auftrag das verlangt. Was am Empfang passiert, vereinbaren wir als Standard. Besetzung und Vertretung organisieren wir selbst, Absprachen im Alltag laufen über unsere feste Ansprechperson.
Richtet ihr auch ein neues Büro ein?
Ja, organisatorisch. Abläufe, Empfang, Material und Dienstleister stehen, bevor das Team einzieht. Suche, Ausbau und Umzug übernehmen unsere Fachleute für Immobilien & Facility Management.
Geht auch nur der Einkauf von Büromaterial?
Ja. Jeder Baustein ist einzeln beauftragbar, auch Büromaterial und Ausstattung. Dann bestellt eine Stelle gebündelt, und die Rechnungen kommen geordnet in der Buchhaltung an.
Braucht ein kleines Büro so viel Organisation?
Nein. Aber es braucht eine feste, sonst bleibt sie bei der Geschäftsführung oder im Team hängen. Der Umfang passt sich an, von einzelnen festen Tagen bis zur täglichen Präsenz.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.