Leistung · Operations & Fulfillment
Auftragsabwicklung
Versendet ist nicht erledigt. Bezahlt schon.
Aufträge erfassen, prüfen und durch Fulfillment und Fakturierung steuern und Ausnahmen bearbeiten. Ergebnis sind fristgerecht abgewickelte Aufträge mit dokumentiertem Status.
Üblich
Was du oft bekommst
Ein Backoffice-Dienstleister erfasst Aufträge nach Vorgabe und ohne Rückfrage. Ausnahmen landen wieder bei dir: fehlende Ware, geänderte Termine, Stornos. Und zwischen Auftrag und Rechnung bleibt eine Lücke, für die sich niemand zuständig fühlt.
IntoOps
Was du von uns bekommst
Bei uns gehören die Ausnahmen zum Auftrag, statt an dich zurückzugehen. Weil Fulfillment, Kundenservice und Buchhaltung bei uns zusammenarbeiten, endet die Abwicklung nicht mit dem Lieferschein. Und was sich wiederholt, automatisieren unsere Fachleute für Prozessautomatisierung.
Leistungsbausteine
4 Bausteine. Jeder einzeln beauftragbar.
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Aufträge erfassen, prüfen und freigeben.
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Aufträge aus Shop, Marktplatz, EDI und Vertrieb steuern.
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Fehlbestände, Änderungen, Stornos und Verzögerungen bearbeiten.
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Übergabe an die Fakturierung und Klärung offener Posten mit der Buchhaltung.
Was am Ende vorliegt. Ergebnisse, die du prüfen kannst.
- Ein beschriebener Auftragsprozess mit Prüfregeln für Preise, Kreditlimits und Liefertermine.
- Eine tagesaktuelle Statusübersicht aller offenen Aufträge über alle Kanäle.
- Regeln für Teillieferungen, Ersatzartikel und Stornos, abgestimmt mit Vertrieb und Kundenservice.
- Eine geprüfte Übergabe an die Fakturierung mit einer Liste offener Klärungsfälle.
- Kennzahlen zu Durchlaufzeit, Fehlerquote und Rückstand, regelmäßig berichtet.
Wann du das brauchst. Und woran du es merkst.
- Aufträge werden von Hand aus E-Mails und PDFs ins System übertragen.
- Deine Kundschaft fragt nach dem Lieferstatus, und niemand kann sofort antworten.
- Du verkaufst über Shop, Marktplätze und Außendienst, und jeder Kanal hat eigene Abläufe.
- Lieferungen gehen raus, aber Rechnungen bleiben liegen oder passen nicht zum Auftrag.
- Der Vertriebsinnendienst ist überlastet, und neue Leute brauchen lange, bis sie sicher arbeiten.
Selten allein. Nie im Paket.
Auftragsabwicklung wirkt oft mit diesen Leistungen zusammen. Wir sagen dir ehrlich, wann eine Kombination sinnvoll ist und wann nicht.
Taucht auf in diesen Vorhaben.
Du brauchst kein ganzes Vorhaben, um Auftragsabwicklung zu beauftragen. Die Beispiele zeigen, wo die Leistung oft gebraucht wird.
Gute Fragen. Ehrliche Antworten.
Erfasst ihr Aufträge direkt in unserem ERP?
Ja. Wir arbeiten in deinem System und nach deinen Regeln für Preise, Rabatte und Freigaben. Wo Regeln fehlen, schreiben wir sie mit dir auf, bevor wir loslegen.
Beantwortet ihr auch Rückfragen unserer Kundschaft?
Ja, soweit sie den Auftrag betreffen: Status, Liefertermin, Änderungen. Für alles darüber hinaus arbeiten wir mit unseren Fachleuten im Kundensupport zusammen.
Lässt sich die Auftragsabwicklung ganz automatisieren?
Selten ganz. Standardaufträge aus Shop oder EDI laufen oft ohne Handarbeit durch. Die Ausnahmen bleiben, und für sie braucht es klare Regeln und Leute, die sie anwenden.
Reicht es, nur die Ausnahmen abzugeben?
Ja. Dein Team erfasst weiter, wir klären alles, was nicht glatt durchläuft. Das entlastet oft mehr als die Erfassung selbst, weil Ausnahmen die meiste Zeit fressen.
Hilft das auch bei einem kurzfristigen Auftragsstau?
Ja. Wir übernehmen klar abgegrenzte Arbeit, bis der Rückstand abgebaut ist, und ordnen dabei die Abläufe, die ihn verursacht haben. Danach entscheidest du, ob wir bleiben.
Erst beweisen, dann beauftragen.
Im kostenlosen Vorhaben-Check hören wir 45 Minuten zu und stellen die Fragen, die oft erst nach Vertragsschluss gestellt werden. Danach bekommst du eine kurze schriftliche Einschätzung: was wir sehen, wie wir vorgehen würden und was es grob braucht.
Unverbindlich. Und wenn wir nicht die Richtigen sind, sagen wir es dir.
Oder schreib uns an hello@intoops.com.